社会人になると急な仕事が入ることもあり、スケジュール管理が難しくなりますよね。
毎日自分の仕事はどんどん増えるのに、上司や同僚から急な仕事を振られると、残業が増えたり、仕事のダブルブッキングなんて大変な事態を招いてしまうこともありますよね。
そこで今回は急な仕事に振り回されやすい社会人のスケジュール管理のコツについて紹介したいと思います。
【目次】
社会人のスケジュール管理に必要なこと5つ
急な仕事に振り回されやすい社会人のスケジュール管理に必要になることは下記のようなポイントがあります。
- 期日の前日には終わらせるようにする
- 目安となる作業時間を確認する
- 朝早く出社する
- 手帳を無くしたら仕事できないと思え
- 調整が難しい時には他人に助けを求める
一つずつ説明したいと思います。
期日前日には終わらせるようにする
社外人が仕事のスケジュール管理をする上でまず重要なことは、一つ一つの期日を確実に把握しておくことです。
自分の仕事はもちろん、人から仕事を頼まれた時にも確実にいつまでにこの仕事を終わらせる必要があるのかスケジュールを確認する必要があります。
そしてその上でさらに重要になるのは、仕事は期日の前日までに終わらせるようにするということです。
冒頭でも伝えたように、社会人になると自分では想定してない急な仕事がどんどん振られてきます。
自分の考えたスケジュール通りに仕事が進められることは難しく、特に若いうちには急な対応に追われることは日常茶飯事だとも言えます。
そのため、急な仕事に対応できるように、自分の担当としている仕事は、期日前日までに終わらせられるぐらい余裕を持って進める必要があります。
また、もし自分が急な仕事を依頼され、その時点で期日ギリギリにしか終わらせられないようであるならばその場でスケジュールの調整依頼をする必要があります。
仕事を依頼されてから、期日までに終わらないことを告げると相手からとても嫌な顔をされますし、自分の評価を下げてしまいます。
仕事を依頼された時にはすぐに自分のスケジュールを確認し期日前日までに終わらせられるかを確認し、仕事を受け取るように習慣づけましょう。
目安となる作業時間を確認する
社会人のスケジュール管理で重要になることとして、一つ一つの仕事の目安となる作業時間を把握しておくということもあります。
慣れているデータ作成やメールの確認、日報の作成などは雑務の時間などでまとめて1日何時間というような把握をしても構いません。
しかし、外出の予定や他者との仕事の場合にはあらかじめ余裕を持って時間を把握し一日のスケジュールを立てるようにしましょう。
朝早く出社する
通勤時間など色々な事情で難しい人もいますが、朝早く出社して簡単な仕事を片付けてしまうというのは実は最も効率の良い仕事の仕方だと言われています。
大体の人は、簡単な仕事（後回しにして良い仕事）を1日の大きなイベントが終わった後にまとめてやろうとしてしまいます。
しかし、夕方から夜にかけての時間は自分自身も疲れていますし、同僚や上司達も多く外出先から帰社している時間になるため何かと話しかけられやすい時間となっています…。
簡単な仕事は集中すれば1時間〜2時間で終わるのに、3時間、4時間と時間が余計にかかってしまった経験はありませんか…？
そんな人は朝起きるのは辛いですが、ちょっと早起きをして朝の人が少ないオフィスで集中し雑務を終わらせ、夕方から夜にかけてのスケジュールに余裕を持たせてみてください。
1日のスケジュール管理がとても簡単になるはずです。
手帳を無くしたら仕事できないと思え
ちょっと強い言い方ですが…
社会人のスケジュール管理に手帳は必須です。
社外人が使う手帳には、あらゆる予定やアポイントの相手の情報が書き込まれています。
そんな手帳を無くしたら、もう仕事ができないと思うぐらい手帳を大切にし、仕事の際にはどんな打ち合わせにも手帳を持って参加する必要があります。
手帳には、半年後や一年後の予定の記入が必要になることもあります。
手帳はスケジュール管理がしっかりできる社会人用のものを利用するようにしましょう。
調整が難しい時には他人に助けを求める
社外人のスケジュール管理では、自分で自分のスケジュールを調整する力が必要になります。
振られた仕事に何でも良い返事をし、仕事を抱え込み、結局期日に間に合わない人は仕事ができない人の典型例です。
この力を身につけるためには、下記のようなたった2つの取り組みで身につけることができます。
- スケジュール調整が難しい場合は振られた時に断る
- 仕事を進めてから期日に完了するのが難しくなったら同僚に助けを求める
仕事には必ず期日があり、損益を出さないためにその期日はどんな形でも守る必要があります。
自分1人で期日内に完了することが難しいと判断した時には、いち早くスケジュール調整や他者に助けを求めることを習慣づける必要があります。
スケジュール管理が上手い人は仕事での評価が高い
今回は急な仕事で振り回されやすい社外人のスケジュール管理に必要になる5つのポイントを紹介しました。
社会人では、急な仕事にも対応でき、スケジュール管理が上手くできる人が評価されまます。
社会人のスケジュール管理は、自分の予定だけを把握し計画してもその通りにスケジュールが進むことはまずありません。
急な仕事が振られてもすぐに対応できるよう、自分の日々の業務はできるだけ早い時間帯に済ましておくことや、余裕を持ったスケジュール計画が立てられるようにしましょう。
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