仕事を頼れやすく、上手く断れずに悩む人は多いですよね。
しかし、いくら仕事であっても抱えすぎると仕事の完成度が下がり、結局会社にとってもマイナスに結果になる場合もあります。
そこで今回は「仕事を断る理由」について紹介したいと思います。
仕事を断る場合の型
仕事を断る場合には、理由が必要になります。
しかし、いくら理由が正しい理由であっても、「スケジュール的に無理です。」なんていうように、バサッと会話を切ってしまうと相手に不快感を与えてしまいます。
そもそも、「仕事を頼まれる」ということは、それだけ、あなたを信用し頼っているということでもあります。
そのため、仕事を断る時には、下記のように4つのステップで断る必要があります。
1.感謝
2.仕事を断る
3.仕事を断る理由の説明
4.どうすればその仕事を完成できるかの提案
このように仕事を断る場合には、せっかく仕事を依頼してくれた相手の気持ちを壊さないように、感謝の言葉から始め、自分ができない場合にどうすればその仕事ができるのか提案をするまでを伝えるようにしましょう。
仕事を断る理由14選
ここでは、具体的に仕事を断る理由として、下記14個の理由を紹介します。
- スケジュールの問題
- 抱えている仕事の問題
- 他の人が手が空いている
- 力不足
- 仕事配分の偏り
- 後輩の指導中
- ノルマの関係
- 一部なら担当できる
- プライベートの理由
- 苦手な仕事分野
- 権限不足
- 協力を得れない
- 社内の事情
- 出勤日の関係
スケジュールの問題
仕事の断る理由で、最も多いのがこのスケジュール的な問題で断ることです。
この場合、「仕事を完了する日（納期）のスケジュールを変更すれば仕事を受けられる」という断り方になるため、具体的にどの日までなら仕事を受けられか考えてから断るようにしましょう。
抱えている仕事の問題
今その人がどの程度の仕事を抱えているのかは、部署内の人でもあいまいなことがあります。
数は少なくても、重たい案件や時間がかかる仕事を抱えている場合には、具体的にその仕事について説明をした上で仕事を断るようにしましょう。
他の人が手が空いている
仕事は完成度がより高い方が会社にとっては有益です。
そのため、自分が仕事を受けられても、他にもっと手が空いている人がいる場合には、その人にお願いをする形で仕事を断ることも手です。
しかし、実際の仕事場では、自分より年上や役職が上の人に仕事をふることはタブーとされているので、この断り方をする場合には自分の後輩などに依頼する形になると考えられます。
力不足
せっかく仕事を頼まれても、その仕事を完成させる能力が自分になければ、依頼者が満足する結果は出せませんよね。
仕事を頼まれた時に、自分には難しいと感じた時には、「自信がないこと」や、「誰かのサポートがない」と仕事を完成させれないことを、はっきり伝えるようにしましょう。
仕事配分の偏り
職場では、よく仕事を多く抱えてしまう人と、全然仕事を抱えてない人がいる場合がありますよね。
明らかに自分の仕事配分が多い場合には、先輩や上司に相談をしながら仕事を断るようにしましょう。
後輩の指導中
後輩を教育している場合、「後輩に仕事を覚えさせる」という名目で仕事を任せることができます。
しかし、後輩が未経験の仕事の場合、自分が確認をする必要も出てくるため、完全に仕事を任せることはできない可能性も出てくるので注意が必要です。
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ノルマの関係
ノルマのある仕事をしている場合、「ノルマが達成しているため」や「ノルマを達成するためにもっと大きな仕事に取りかかりたい」という理由で仕事を断ることができます。
ノルマがある職場は、仕事で成果を出すことでの見返りを求める人が多い傾向があります。
仕事を断るのが申し訳ない…と感じても自分に必要がない仕事はシビアに断ることが必要になります。
一部なら担当できる
頼まれた仕事を一部だけなら担当できる時もありますよね。
そんな時には一部なら担当できることを伝えてみることをおすすめします。
相手方は「それなら他の人に頼むよ！」というかもしれませんし、一部だけ任されるかもしれません。
この断り方は、仕事を全面的に断るのではないので難易度が下がり、キャリアの浅い人でも利用しやすい理由になります。
プライベートの理由
プライベートの理由で仕事を断るのはちょっと気が引けるかもしれません。
しかし、もともとその月に休暇を多く取得しようとしてた人は今から予定を変えることは難しいですよね。
具体的に言う必要はありませんが、例えば「家庭の事情で〇〇日〜休暇をとる予定で、、仕事が詰まってまして」と言うように、簡単に理由を説明しつつ、仕事を断るようにしましょう。
苦手な仕事分野
仕事を頼まれた時に、「あ、その仕事、自分が苦手なやつだ…」と思うことありますよね。
仕事には様々な分野があり、頭を使う仕事が苦手な人もいれば、単純作業が苦手な人もいます。
頼まれた仕事がどうしても苦手な場合、「あまり得意としている仕事でない」ことを伝えて仕事の効率化のためにも他の人に頼んでもらえるよう交渉してみましょう。
角が立たない関係性であれば「〇〇さんが適任かと思います」などというように、誰か他の人を推薦してみるのもおすすめです。
権限不足
仕事を頼まれた場合に、自分の権限ではできないことがありますよね。
その場合には、「権限がないためできません。」とはっきり仕事を断るようにしましょう。
一度受け取ってから上司に確認しよう…と考える人もいますが、もしダメだった場合また相手は誰かに仕事を依頼するという手間が生じてしまいます。
仕事の効率化のためにも権限不足の場合にはすぐに仕事を断るようにしましょう。
協力を得れない
頼まれた仕事が、他の部署の人や他社の人を巻き込んで行う必要がある場合もありますよね。
転職したばかりかど、自分にコネクションがあまりない場合には仕事に余計な時間がかかり、完成度も下がる可能性があるため、「協力を得られなさそうだ」ということを伝えて仕事を断るようにしましょう。
社内の事情
社外の人から仕事を頼まれた場合、社内で予定されているイベントなど社内事情で仕事を受けられないこともあります。
そんな場合には、社外秘の事情の場合、本当の理由を伝えられないこともあると思いますが、できるだけ相手に不快感を与えないためにも「ちょっと、社内の事情がありまして…」というように言葉を濁して仕事を断るようにしましょう。
またこのような場合には、同じような依頼が今後もくる可能性があるため先輩や、上司に対応を事前に確認しておくことも必要だと言えます。
出勤日の関係
最近では、在宅勤務をする人も増えているため、会社に出勤している日としてない日がありますよね。
出勤していない日に仕事を依頼されると、資料が手元にないことや会社のネットワークに繋げられずに仕事ができない場合があります。
そんな場合には、「出勤をしていないため仕事を受けられない」ことを告げて仕事を断るようにしましょう。
またこの場合には、出勤日なら仕事をできるのかについても聞かれる可能性があるため、事前にスケジュールなどを確認しておくことをおすすめします。
仕事は自分でなくても他の人がやれば良い場合が多い
今回は仕事を断る理由について紹介しました。
日本人は、もともと「断ること」が苦手なため仕事の場でも断ることが悪いことだと捉える傾向があります。
しかし、視点を会社側に変えてみると、仕事は効率的で完成度が高ければ誰がやっても関係ないといえます。
そのため、上司や先輩、取引先から様々な仕事を依頼された場合に、自分が「無理だ」と判断した時には今回紹介したような理由で、できるだけ早く仕事を断ることが会社にとっても有益だと言えます。
皆さんも、仕事を断る時には、相手に不快感を与えない様々なパターンの理由をその時々で選択し、利用するようにしてみてください。
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