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会社の電話が聞き取れない人に試して欲しい対処法

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会社にかかってくる電話で相手の「社名」や「名前」を上手く聞きとることができないと言う人は多いですよね。

 

特に転職で新しい職場に変わった人や初めて事務の仕事をした人には、電話を聞き取れないことが大きな悩みになっていることがあります。

 

そこで今回は「会社の電話が聞き取れない時に試して欲しいこと」について紹介したいと思います。

   

 

会社の電話が聞き取れない時の対処方法

会社の電話が聞き取れないことで悩む人にまず知ってほしいのは、会社の電話対応では誰でも聞き取れない経験をしたことがあるということです。

 

会社の電話ではたった1分間で500語ぐらいを話すという検証がされています。

 

500語というと、A4のレポート用紙1枚分ぐらいになりますよね。

(A4のレポート用紙は標準の設定で1枚800文字になります。500語なので大体1枚という計算です)

 

その分量を1分間で話しているとなると、やはり会社の電話での会話はとても早口で話されており聞き取りにくいということが言えます。

 

また、電話で話される内容で最も重要となる相手の「社名」や「名前」というのは、複雑で初めて聞く言葉でもあるので、誰でも一発で聞き取るのが難しいと言えるのです。

 

そこで、会社の電話における相手の「社名」や「名前」を聞き返す方法として、下記の方法をあげます。

 

  • ゆっくりしたスピードで聞き返す
  • 電話機の調子を理由に聞き返す
  • 相手の名前の漢字を聞く
  • 電話番号を控える

 

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ゆっくりしたスピードで聞き返す

人は話をする時、自然と相手のスピードに合わせて話をしてしまうことがあります。

 

そのため、電話の相手が早口で話をしてきても、自分がゆっくりしたスピードで聞き返せば、相手もゆっくり話すようになる可能性があります。

 

知りたい情報が聞き取れないという場合には、自分がゆっくり話すことを意識してみてください。


電話機の調子を理由に聞き返す

相手の社名や名前を聞き返す時に重要なのが、相手に不快感を与えない聞き返しをすることです。

 

「早口で聞き取れません…」や「お声が遠くて聞き取れません」というのは、とらえ方によっては相手を不快な気分にさせてしまいます。

 

そこで、相手の社名や名前を聞き返す時には、「こちらの電話機の調子が悪くて…」など自分側に問題があるためもう一度教えてほしいということを伝えるようにしましょう。

 

また、聞き返した時に、途中からわからなくなった場合には、「おそれいります。〇〇の次から、もう一度、お願いできますでしょうか」というように、聞き取れなかった部分を集中的に教えてもらえるよう聞き返してみましょう。


聞き取れない言葉は漢字で聞く

何度も相手の社名や名前を聞き返すのは申し訳なく感じますよね。

 

実際に電話で相手の社名や名前が聞き取れない場合、2〜3回ぐらいまでは聞き返してもマナー的に問題はないと言われています。

 

しかし、それ以上になると相手も時間を取られイライラしてくる場合もあります。

 

何度聞いても、聞き取れない…。

 

そのような時には、相手の社名や名前の漢字を聞いてみることも効果的です。

 

漢字が分かれば相手の社名や名前は、たいてい予測することができます。

何度聞いても聞き取れないという時には、漢字で情報を得てみましょう。

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電話番号を控える

電話で相手の会社名や名前が聞き取れない場合の最終手段として、電話番号を控えることがあります。

 

かかってきた電話が会社からであれば、電話番号をインターネットで検索すれば会社名は知ることができます。

 

また携帯からであった場合でも以前に取引をしたことがある場合、番号さえ分かれば社内の人が相手が誰が把握できる可能性があります。

 

何度聞き返しても聞き取れないという場合には、最低でも電話番号は控えるようにしましょう。

 

(電話番号は、電話機の表示で確認ができます。また、着信機能がある電話機なら履歴からも確認することができます。)

 

会社の電話を上手く聞き取るために必要なこと

会社の電話が上手く聞き取れないと悩んでいる人でも、電話対応は「慣れること」でほとんどの人が上手くできるようになります。

 

しかし、今悩んでいる人は出来るだけ早く、会社の電話を聞き取れるようになりたいとも思いますよね。

 

そこでおすすめなのが、下記の2点になります。

 

  • 取引先のリストをつくる
  • 電話を恐れずにとる

 

取引先のリストを作ること

会社にかかってくる電話は、ある程度同じような会社の人からかかってくることが多くなります。

 

そのため、会社の電話が聞き取れない人は、あらかじめ先輩や同僚から、どんな会社の人から電話がかかってきやすいのかを聞いておき、エクセルなどでリスト化しておくことをおすすめします。

 

全く知らない名前を聞くよりも、ある程度聞いたことがある名前を聞き取る場合の方が、確実に電話の対応はしやすくなります。

 

電話を恐れずにとること

会社の電話を聞き取れるようになるためには、「早く慣れる」必要があります。

 

そのため、嫌だと思って避けてしまう電話対応を率先して、毎日数をこなすと、同じような会社の人からの電話に対応することも多くなり、自然と落ち着いて電話対応ができるようになります。

 

また、1日10件しか電話対応をしない人と20件とる人では、電話対応の経験が倍のスピードで変わってきますよね。

 

会社の電話が聞き取れないと悩んでいる人は、聞き取れないことを恐れずに電話対応の経験値を上げることを試してみてください。

 

慣れていないことは誰でも失敗しやすい

会社の電話が聞き取れない人という悩みを抱える人は多くいます。

 

しかし、同じ会社で長年勤めている人から、「会社の電話が聞き取れない」という話はあまり聞いたことはありません。

 

そのため、会社の電話が聞き取れないと悩む人は大抵 、会社での電話対応に慣れていないだけとも考えられます。

 

年齢や経験に関係なく「慣れてない」ことは誰も上手くはできません。悩み過ぎて電話対応を避けるのではなく、今回紹介したように上手く聞き返しながら、電話対応に早く慣れる方法も試してみてください。

 

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